Bloque de viviendas

ESPAÑA, según la agencia Eurostat, es el país de la Unión Europea en el que más población vive en un piso (66%), un porcentaje que se incrementa sensiblemente si le añadimos otras tipologías de viviendas que también forman parte de una comunidad de propietarios, lo que significa que estas últimas ostentan un rol importante en la vida cotidiana de un amplio porcentaje de nuestros conciudadanos.

Las comunidades de propietarios o en su caso, los secretarios-administradores de fincas que las gestionan, necesariamente disponen de datos personales de todos los propietarios de los inmuebles así como de los proveedores, empleados y profesionales que les presten algún servicio, de ahí que la Agencia Española de Protección de Datos haya elaborado recientemente una guía sectorial para facilitar que los responsables del tratamiento o encargados cumplan con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) aprobado por la Unión Europea que entró en vigor el pasado 25 de mayo de 2018.

Con la entrada en vigor de la nueva norma ha desaparecido la obligación de inscribir los ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos, que se ha sustituido por la obligación de las comunidades de propietarios de contar con un Registro de Actividades de Tratamiento redactado por escrito por los responsables y encargados del mismo. A este respecto conviene señalar que se considerará “responsable del tratamiento” a la comunidad de propietarios, mientras que el administrador de fincas es considerado “encargado del tratamiento”, requiriéndose además que dicha relación contractual conste por escrito mediante un acta donde se ha efectuado su nombramiento o a través de un contrato de prestación de servicios.

En la mencionada guía sectorial elaborada por la Agencia Española de Protección de Datos, se han descrito y desarrollado todas las obligaciones y medidas de seguridad que deberán implementar los administradores de finca como encargados del tratamiento de datos según se establece en el artículo 28 del RGPD, destacando por encima de todas las obligaciones, el deber de confidencialidad o secreto por lo que, salvo expreso consentimiento, no se podrá revelar ningún dato a persona distinta del interesado incluso después de finalizar su relación contractual con la Comunidad.

Sin embargo, las cuestiones más polémicas las encontramos en los cuatro supuestos específicos tratados en capítulo séptimo de la guía, donde se aborda la problemática de la publicación de la lista de morosos en las convocatorias de las juntas de propietarios y en la información económica que se remite periódicamente a los comuneros; el acceso y obtención de copias de la documentación de la comunidad por parte de los propietarios; la prohibición de exhibición a terceros del libro de actas; y la necesidad de configurar un registro específico para el tratamiento referido a las videocámaras de vigilancia.

Respecto al primer supuesto específico, señala la Agencia que con carácter general resulta contrario a la nueva normativa, la publicación en el tablón de anuncios de la comunidad de cualquier tipo de convocatoria donde conste una relación de los vecinos morosos incluso aunque se sustituya el nombre del propietario por la vivienda objeto de la deuda. Sin embargo, la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) establece la obligatoriedad de incluir ese listado de propietarios morosos en las convocatorias de las juntas de propietarios por lo que para salvar esta evidente contradicción señala la Agencia que se podrá utilizar esta vía cuando previamente se haya intentado la notificación domiciliaria sin éxito y se acompañe en el anuncio una diligencia firmada por el secretario con el visto bueno del Presidente en el que consten los motivos por los que se ha procedido a esta forma de notificación.

Un supuesto muy parecido es cuando resulte necesario notificar la liquidación de la deuda al propietario moroso mediante el tablón de anuncios ya que se trata de un requisito necesario para reclamar mediante el procedimiento monitorio regulado en el artículo 21 de la LPH por lo que de manera analógica deberíamos solventarlo de igual forma añadiendo una diligencia a dicha publicación. Por otro lado, señala la Agencia que resulta excesivo la inclusión de los datos de los propietarios con recibos impagados en la información económica que se remite periódicamente a los comuneros, por lo que para poder salvar esta prohibición será necesario que conste el acta de alguna junta de propietarios en la que se autoriza el envío de esta información, de manera que nos encontremos ante una cesión de datos con consentimiento.

Con relación al segundo supuesto específico, señala la guía que en la documentación de la comunidad de propietarios existen numerosas informaciones que contienen datos personales, por lo que los propietarios en el ejercicio de su derecho de información no tendrán un acceso generalizado a toda la documentación que obre en los archivos de la comunidad sino solamente a aquellos datos que sean estrictamente necesarios pertinentes, adecuados y limitados en relación a la finalidad perseguida ya en otro caso no deberían tener acceso al documento. Esta previsión es importante porque con anterioridad han existido numerosos conflictos en las comunidades a raíz de no encontrarse definido en la LPH cuáles son los límites del derecho de información de los propietarios.

De los dos últimos supuestos, destacaría las referencias a la prohibición de exhibición del libro de actas a entidades financieras, situación que hasta ahora era muy habitual, para formalizar la apertura de una cuenta corriente, o para el cambio de firmas autorizadas en la cuenta.

La solución a este problema consistirá en que el secretario con el visto bueno del Presidente proceda a emitir una certificación con el extracto del acta que sea necesario para acreditar el acuerdo ante la entidad financiera. En definitiva la nueva normativa sobre protección de datos afecta directamente a numerosos aspectos del funcionamiento diario de las Comunidades de Propietarios, de ahí que la Agencia Española de Protección de Datos haya publicado esta guía con la que además de informar de las particularidades de las Comunidades que directamente se verán afectadas por la nueva regulación, ha tratado de dar una solución jurídica a los posibles conflictos que podrían suscitarse entre el nuevo RGPD y la LPH, con lo que su lectura y análisis resulta muy recomendable para todos los que actualmente ostenten el cargo de Presidente o Secretario de una Comunidad de Propietarios.