Suplemento Tecnologico

Facturas electrónicas: qué son y cómo se emiten

  • Una factura electrónica debe ir acompañada de una verificación similar a la firma y el sello de las tradicionales.

Una factura electrónica es un documento que se emite y recibe por medios electrónicos, un ordenador, por ejemplo, en lugar de en papel. Como las facturas físicas, para que tenga validez debe ir acompañada de una verificación similar a la firma y el sello de las tradicionales. Para realizar una factura electrónica, el emisor debe firmarla electrónicamente (algo que puede llevarse a cabo con un servicio externo) y el receptor debe verificar la factura y conservarla en su formato original.

En una de las modalidades más sencillas, el emisor de la factura puede firmar un correo electrónico y enviarlo con los datos de la factura, para lo que sólo es necesaria una clave con su certificado electrónico reconocido expedido por un prestador de servicios de certificación que cumpla la directiva correspondiente, aunque hay otras formas de hacerlo. Para llevar a cabo estos trámites existen aplicaciones gratuitas, como Gestión de facturación electrónica 1.0, disponible en la sección de descargas de la web facturae.es.

Además, el emisor debe tener el consentimiento del receptor, garantizar la autenticidad de la factura y que no ha sido modificada con posterioridad a su firma y guardar una copia. Por su parte, el receptor debe tener el software necesario para la validación de la firma electrónica y almacenar las facturas en su formato original.

Las facturas electrónicas se pueden emitir en diferentes formatos (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg, txt...), siempre que se respete el contenido legal exigible a cualquier factura y que se cumplan los requisitos de autenticidad e integridad, por ejemplo con la firma electrónica reconocida. Sin embargo, desde que se estableció el uso obligatorio del formato XML facturae cuando el destinatario sea una Administración pública, este formato se adopta frecuentemente también para la facturación entre empresas privadas.

Pese a la información publicada por Industria en facturae.es y al manual publicado en lafacturaelectronica.es (pdf), el asunto de las facturas electrónicas puede parecer un galimatías que desanime a muchos pequeños y medianos empresarios que no posean conocimientos tecnológicos avanzados. Para ellos, el mejor consejo podría ser, aparte de documentarse, claro, y perder unas cuantas horas ante el ordenador, recurrir a una firma que se encargue de este tipo de documentos. Faccil es la que recomienda la web de Industria, pero una sencilla búsqueda en la Red arroja unas cuantas empresas más. Es recomendable comprobar, antes de crear cualquier cuenta o contrato, si están homologadas o autorizadas por la Administración para emitir y gestionar facturas electrónicas.

Centro de ayuda a las empresas

Para informar y aclarar las dudas que las empresas puedan tener en el uso de la e-Factura, la Secretaría de Estado de Telecomunicaciones ha puesto en marcha un plan de difusión en el que se enmarca un centro especial de atención habilitado por Telefónica, que en el teléfono 902 11 15 16 atenderán todas aquellas llamadas que soliciten información o busquen aclarar dudas sobre el uso, funcionamiento e implantación de la factura electrónica. Además de la puesta en marcha de este centro de asesoramiento telefónico, se han creado otros canales de información para las empresas, como una web en la que se encuentra disponible toda la información (beneficios, normativa, preguntas frecuentes o vídeos, entre otros contenidos).

Comentar

0 Comentarios

    Más comentarios