Cuenta atrás para Verifactu: claves y plazos para negocios en Sevilla

La digitalización de la facturación entra en una fase decisiva. En 2026, empresas y profesionales tendrán que trabajar con sistemas que aseguren registros íntegros, trazables e inalterables, en línea con Verifactu. Para llegar a tiempo, 2025 debe ser el año de preparar la transición, elegir herramientas, migrar datos y formar al equipo. Una forma práctica de acelerar ese salto es apoyarse en un programa de facturación online que ya incorpore las garantías técnicas que exige la normativa y, además, facilite la emisión de factura electrónica cuando corresponda.

En Sevilla, donde conviven pymes industriales, comercios de barrio, hostelería y turismo, el cambio afectará a negocios de todos los tamaños. La buena noticia es que, con planificación, el paso puede convertirse en una oportunidad para mejorar control de cobros, reducir errores y profesionalizar procesos internos.

Fechas clave y a quién afecta

• 1 de enero de 2026: entrada en vigor para sociedades, como S. L., S. A. y cooperativas.
• 1 de julio de 2026: entrada en vigor para autónomos y otros profesionales.

Entre medias, 2025 es el periodo óptimo para revisar el flujo de facturación, escoger software compatible y realizar pruebas piloto. Quien encare la transición con antelación evitará prisas de última hora y podrá formar al personal sin afectar la operativa diaria.

Verifactu y factura electrónica B2B, qué es cada cosa

A menudo se confunden dos obligaciones que avanzan en paralelo:

• Factura electrónica B2B: regula cómo se intercambian las facturas entre empresas y autónomos.
• Verifactu: define cómo deben comportarse los sistemas de facturación, con garantías de integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, además de su conservación y exportación.

En la práctica, tu herramienta debe cubrir ambos frentes. Por un lado, emitir e intercambiar factura electrónica con el formato y los canales adecuados. Por otro, registrar cada apunte de manera que no sea manipulable sin dejar huella, y que pueda ser exportado si la Administración lo requiere.

Qué cambia en el día a día de una empresa sevillana

• Fin de las soluciones caseras basadas en hojas de cálculo o plantillas PDF sin control.
• Registros a prueba de alteraciones, con eventos y usuarios responsables de cada acción.
• Series y numeraciones bien definidas, por canal, establecimiento o actividad.
• Exportación estandarizada de los registros cuando sea necesario.
• Mejor visibilidad de la tesorería, con vencimientos, remesas y conciliación de cobros más ágil.

Para hostelería, comercio minorista o talleres, el salto se notará en la caja diaria, la gestión de abonos y la emisión de facturas completas cuando el cliente las solicite. En los despachos profesionales, el beneficio pasa por plantillas más consistentes, control de rectificativas y reportes claros.

2025, el año para preparar la transición: guía paso a paso

1) Auditoría de tu facturación actual

• Mapa de sistemas: TPV, ERP, facturación desde Excel, e-commerce, facturación por proyecto.
• Series y numeraciones: por tienda, por canal o por profesional, con prefijos y secuencias coherentes.
• Documentos vinculados: presupuestos, pedidos, albaranes y su conversión en factura.
• Rectificativas y abonos: motivos, evidencias y trazabilidad.

2) Elección de la herramienta

Asegúrate de que el software ofrece:

• Compatibilidad con Verifactu: integridad, inalterabilidad, trazabilidad y exportación de registros.
• Factura electrónica B2B: emisión e intercambio cuando corresponda.
• Seguridad y permisos: perfiles por rol, registro de actividad, copias de seguridad.
• Automatización operativa: vencimientos, recordatorios de cobro, conciliación bancaria, remesas SEPA.
• Soporte y formación: documentación clara, sesiones para el equipo y tiempos de respuesta razonables.
• Conectores: integración con TPV, e-commerce, contabilidad y herramientas de CRM.

3) Migración de datos

• Clientes y proveedores, con CIF, direcciones y condiciones de pago.
• Catálogo de productos y servicios, con tipos de IVA y unidades coherentes.
• Series por canal: por ejemplo, TPV de barra, tienda física, tienda online y facturación B2B.
• Histórico relevante: importar movimientos recientes para poder analizar tendencias y vencimientos.

4) Configuración de seguridad e integridad

• Usuarios y permisos por función, emisión, revisión, rectificación, contabilidad.
• Política de rectificativas con motivos tipificados y evidencias asociadas.
• Copias y contingencias, qué hacer si se cae el TPV o falla la conexión.

5) Formación del equipo

• Guías rápidas por rol, con capturas y atajos.
• Simulaciones de incidencias habituales, devoluciones, cambios de IVA, abonos parciales.
• Cierres diarios y mensuales, quién firma, qué reportes se revisan y dónde se guardan.

6) Prueba piloto controlada

• Una semana en paralelo: el nuevo sistema convive con el antiguo para validar flujos.
• Checklist de verificación: cuadre de caja, conciliación bancaria, exportables, rectificativas.

Ajustes finos antes de entrar en producción, plantillas, numeraciones, permisos.

Casos prácticos en Sevilla: cómo aterrizarlo por sectores

Hostelería y turismo

• TPV conectado a facturación para tickets simplificados y facturas completas a demanda.
• Control de caja con arqueo y cierres claros, útil en temporadas altas.
• Gestión de reservas y eventos con presupuestos que se convierten en factura en un clic.

Comercio minorista

• Inventario con variantes, tallas o lotes y códigos de barras.
• Abonos trazables por devoluciones, con motivo y documento asociado.
• Factura al instante cuando el cliente la solicita, sin salir del mostrador.

Servicios profesionales

• Presupuestos y propuestas que evolucionan a factura, con hitos por proyecto.
• Remesas SEPA y control de vencimientos para evitar morosidad.
• Series por profesional y revisión de rectificativas con registro de usuario y fecha.

Checklist express por tamaño de negocio

Autónomos y microempresas

• Solución en la nube, acceso móvil y plantillas simples.
• Series por canal, recordatorios de cobro automáticos y conciliación sencilla.
• Manual visual junto al puesto de atención.

Pymes

• Integración facturación, contabilidad y almacén.
• Flujos de aprobación de rectificativas y control de descuentos.
• Cuadros de mando con KPIs, vencimientos, morosidad, margen por línea.

Asesorías sevillanas

• Plantillas sectoriales por CNAE, hostelería, comercio, construcción, profesiones liberales.
• Altas de clientes rezagados con proceso guiado de auditoría y migración.
• Calendario de cierres y exportables estandarizados para revisión interna.

Errores a evitar

1. Apurar plazos. Implantar en el último trimestre de 2026 tensiona al equipo y encarece la transición.
2. Confiar en soluciones parciales. Excel o documentos sin control no aseguran integridad ni trazabilidad.
3. No documentar procesos. Sin manuales ni responsables definidos crecen los errores y las rectificativas.
4. Olvidar los permisos. Es clave limitar quién emite, quién corrige y quién valida.
5. No medir. Sin indicadores básicos resulta difícil detectar cuellos de botella y morosidad.

Plan de acción recomendado para Sevilla, 2025–2026

• Noviembre–diciembre de 2025: elegir proveedor, firmar proyecto y planificar la migración.
• Enero–marzo de 2026
• Sociedades: entrada en producción y estabilización del flujo.
• Autónomos: piloto en real, ajustes de plantillas y formación final.
• Abril–junio de 2026: pruebas de exportación, revisión de permisos, simulaciones de incidencias.
• 1 de julio de 2026: autónomos en producción con el circuito completo.

Preguntas frecuentes

¿Verifactu obliga a enviar todas las facturas en tiempo real a la Administración?

No necesariamente. Verifactu define el estándar de registro, integridad y conservación. La remisión puede ser inmediata o diferida según la configuración del sistema y las necesidades del negocio.

¿Puedo seguir con hojas de cálculo y PDFs en 2026?

No. Esos métodos no garantizan la inalterabilidad ni la trazabilidad exigidas. Necesitarás un sistema compatible que registre eventos y permita exportar la información de forma estandarizada.

¿Es lo mismo que la factura electrónica B2B?

No. La factura electrónica regula el intercambio entre empresas y autónomos. Verifactu regula el comportamiento del sistema que emite y conserva las facturas. Tu herramienta debe cumplir ambos frentes.

¿Cómo gestiono las rectificativas y los abonos?

Define motivos tipificados, exige evidencias, configura permisos y deja constancia de usuario y momento de la acción. Así evitarás errores y tendrás trazabilidad ante cualquier revisión.

¿Qué gano más allá del cumplimiento?

Más control de tesorería, menos errores, mejor conciliación de cobros y reportes útiles para decidir. Además, plantillas coherentes y flujos ordenados elevan la imagen de tu negocio ante clientes y proveedores.

Cierre: pasar a la acción sin frenazos operativos

Si tu empresa está en Sevilla, 2025 es el año para preparar la transición con calma. Elegir la herramienta adecuada, planificar la migración y formar al equipo evita cuellos de botella y te permite arrancar 2026 con tranquilidad. Apoyarte en un programa de facturación online compatible con Verifactu simplifica el cumplimiento, aporta orden al día a día y libera tiempo para lo importante, atender a tus clientes.