El registro horario digital llegará este 2026: multas de hasta 10.000 euros por trabajador para las empresas que falsifiquen los fichajes

Más de un tercio de los autónomos y pymes en España sigue registrando la jornada en papel o con hojas de Excel, según el Observatorio TeamSystem, empresa especializada en software corporativo. Sin embargo, estos métodos quedarán fuera del proyecto de real decreto que prepara el Ministerio de Trabajo sobre el nuevo registro horario digital. Su aprobación estaba prevista para 2025, pero el proyecto de ley para la reducción de la jornada laboral en que se incluía fue tumbado por el Congreso de los Diputados.

El objetivo de esta nueva norma es desarrollar el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores para garantizar el cumplimiento efectivo de la jornada laboral. En la actualidad, solo el 10% de los autónomos y pymes utiliza aplicaciones informáticas para fichar. Además, el 34% desconoce que el registro horario digital será obligatorio y solo uno de cada tres asesores planea ofrecer un sistema de fichaje. Pero ¿cuáles son las multas por incumplir la normativa en materia de registro de jornada?

¿Qué requisitos debe reunir el nuevo registro horario digital obligatorio?

El futuro real decreto pretende que todas las empresas tengan un registro horario digital objetivo, fiable y accesible. Algunas de las claves son las siguientes:

• Las personas trabajadores ficharán al inicio y final de la jornada, de forma personal, directa e inequívoca, así como las interrupciones que afecten a su cómputo. En los fichajes se identificará de manera desagregada si las horas realizadas son ordinarias, extraordinarias o complementarias.
• Las personas trabajadores podrán acceder de forma inmediata y en cualquier momento a su registro, obtener una copia y podrán realizar las modificaciones pertinentes sin injerencias por parte de la empresa.
• La Inspección de Trabajo y los representantes de los trabajadores podrán acceder de forma remota a este registro.
• Las empresas conservarán los registros y los resúmenes previstos, a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección de Trabajo durante cuatro años.

El objetivo del registro horario digital es garantizar el cumplimiento efectivo de la jornada laboral. La reforma mantiene asimismo la prohibición de realizar horas extraordinarias para los trabajadores a tiempo parcial, sin que la suma de las horas ordinarias y complementarias, incluidas las previamente pactadas y voluntarias, puedan exceder el nuevo límite legal.

Además, las empresas deberán entregar a los trabajadores a tiempo parcial una copia del resumen de todas las horas realizadas cada mes, tanto las ordinarias como las complementarias, junto con el recibo de los salarios. Por otro lado, el incumplimiento por parte de la empresa en materia de registro de jornada dará lugar a que se presuma celebrado a jornada completa el contrato de los trabajadores a tiempo parcial, salvo prueba en contrario que acredite el carácter parcial de los servicios.

¿Cuáles son las multas por carecer o manipular el registro horario digital?

El incumplimiento de la normativa relativa al registro horario digital puede acarrear una serie de sanciones para las empresas:

• Los errores menores se tipifican como infracciones leves, con multas de hasta 750 euros
• No disponer del registro de jornada laboral o que no se adecúe a la normativa se considera una infracción grave conlleva una sanción de hasta 7.500 euros
• Manipular o falsificar los registros horarios son infracciones muy graves que suponen multas de hasta 10.000 euros por trabajdor

En este sentido, las empresas que dispongan ya de un software para el control de jornada deberán revisar si cumple con los nuevos requisitos legales. En caso de que aún registren los fichajes en papel o Excel, desde TeamSystem recomiendan coordinarse con su asesoría con margen suficiente para implantar el nuevo sistema antes de la entrada en vigor del real decreto.