La directora del Archivo General de Indias. Esther Cruces, pronunció el pasado jueves una conferencia titulada “Navíos, armas y documentos: el poder de los archivos”, en la Real Academia de Medicina y Cirugía de Sevilla, institución fundada en 1693.

En la conferencia, la responsable del Archivo de Indias, analizó la contribución que los archivos tienen en el desarrollo cotidiano de las distintas actividades que se llevan a cabo a lo largo de la vida. El objetivo del archivista o gestor documental no implica únicamente la capacidad de poder investigar los hechos que tuvieron lugar en el pasado, sino que constituyen una herramienta clave que nos permite entender el presente y proyectar el futuro. Según explicó la experta, el archivista es de las pocas profesiones de la que se pueda decir que lo que se haga en el presente va a ser de gran importancia en el devenir de los tiempos, en el futuro. Por ello, necesitan sentir pasión por la historia y tener ojo para los detalles, convirtiéndose de esta manera en los “guardianes de la memoria de la sociedad”. Son profesionales con el talento suficiente para recolectar, gestionar, facilitar y garantizar el acceso a los documentos archivados a lo largo de los tiempos.

La responsable del Archivo de Indias se refirió a dos términos: el de archivista y el de gestor documental, y en este sentido se planteó si términos son sinónimos o existe diferencia entre ambos. Según el Consejo Internacional de Archivos (ICA), y a grandes rasgos, se puede decir que no existen diferencias, ya que ambos profesionales de la información son responsables de velar y salvaguardar el acceso a los documentos de archivo. Sin embargo, y en un sentido mas purista, el gestor documental es la persona que se encarga de la protección de los documentos desde el momento en que son creados hasta la etapa en que se vuelven “documentos de archivo”. En cambio, el archivista por su parte hará la misma labor, pero sólo a partir de que el documento ya se encuentra constituido como documento de archivo. Ambos profesionales deben contar con las mismas habilidades y conocimientos que permitan garantizar la protección física y la integridad intelectual de los documentos.

Los documentos de archivo necesitan de un correcto cuidado que permita mantener sus cualidades, a veces frágiles, de manera integral. Para ello es imprescindible, en primer lugar, que el archivista o gestor documental garantice que la procedencia documental prevalezca, ya que representa el contenido vital para comprender la totalidad del fondo documental; en segundo lugar, que mantenga el orden original de la misma manera en que fueron dispuestos por quien los creó.

La directora destacó que el archivista o gestor documental es el mediador entre los usuarios y su documentación, ya que gracias a su trabajo se puede acceder a la información, respetando su categorización y su orden. Para conseguir esta meta tiene que desempeñar las siguientes funciones básicas en relación con la recepción de documentos, la creación de fondos coherentes y el gestionar de manera efectiva los fondos documentales (rotulación, conservación y correcto manejo de la consulta de los fondos documentales, creando un programa de acceso coherente).

Esther Cruces Blanco es doctora en Historia por la Universidad de Málaga. Funcionaria de carrera del Cuerpo Facultativo de Archiveros y Bibliotecarios del Estado. Entre los numerosos cargos desempeñados, ha sido Directora del Archivo Histórico Provincial de Córdoba, del Archivo General de Andalucía y del Archivo Histórico Provincial de Málaga. Es Académica Numeraria de la Academia de Nobles Artes de Antequera, de la Andaluza de Historia y de la Academia Malagueña de Ciencias.

El presidente de la Real Academia de Medicina y Cirugía, Jesús Castiñeiras, señaló durante la presentación de la conferenciante que es un verdadero lujo para Sevilla y para Andalucía contar con una persona tan cualificada como ella. Sin lugar a dudas el Archivo General de Indias, una de las instituciones mas emblemáticos de la ciudad, se va a beneficiar de la labor que ya está desarrollando, agregó Castiñeiras.

El Archivo, que recuerda su glorioso pasado como puerta del comercio con las Indias, es una referencia absoluta en el estudio de la presencia española en América. “Si analizamos la razon de ser de su construcción nos puede sorprender. Los comerciantes de América, en el siglo XVI, usaban las gradas de la Catedral para sus transacciones. El Cabildo de la Catedral, para evitar los excesos cometidos por los comerciantes, que en ocasiones usaban el templo para sus negocios, instaló cadenas y vigilancia en los alrededores de la Catedral”, dijo. El rey Felipe II decidió en 1584 la construcción de un edificio para sede de la Lonja, junto a la Catedral, que sería también sede de la Casa de Contratación, hasta el traslado de esta a Cádiz en 1717.

El Archivo se creó en 1785, en dicha Lonja, por deseo del rey Carlos III, con el objetivo de centralizar en un único lugar la documentación referente a la administración de las colonias españolas hasta entonces dispersa en diversos archivos: Simancas, Cádiz y Sevilla. El archivo guarda una gran cantidad de piezas de incalculable valor histórico: textos autógrafos de Cristóbal Colón, Fernando de Magallanes, Vasco Núñez de Balboa, Hernán Cortés o Francisco Pizarro. Es el mayor archivo existente sobre la actividad de España en América y Filipinas conteniendo información sobre la historia y la geografía de aquellos territorios. Cuenta con unos 43.000 legajos, con unos 80 millones de páginas y 8.000 mapas y dibujos , que ocupan más de 9 kilómetros lineales.

La junta de gobierno de la Real Academia de Medicina y Cirugía de Sevilla felicitó y agradeció a Esther Cruces su magnífica conferencia. Sus conocimientos, rigurosidad, metodología científica y amor a su profesión hacen de ella un eslabón fundamental e imprescindible para el desarrollo del Cuerpo de Archiveros y Bibliotecarios, señaló Castiñeiras.