Tener una empresa, gestionarla, dirigirla o ser el encargado de Recursos Humanos de la misma implica habituarse a las nóminas, a su confección y pago. Realizar una nómina es algo que forma parte de la tenencia de una empresa y lo mejor es contar con todas las soluciones posibles para dinamizar el proceso, hacerlo menos susceptible a fallos y, por supuesto, cumplir con la legislación vigente en tema laboral.

Aunque cueste creerlo, son muchas las empresas medianas y grandes que aún hoy realizan sus nóminas de manera manual, tradicional, con bases de datos y una persona que se encarga de llenarlas conforme a lo que cada mes sea necesario pagar. Un procedimiento engorroso, trabado y muy susceptible a omisiones o fallos, por lo que cada vez es más popular que los propietarios de empresas consulten acerca de como hacer nomina online, ya que en internet, e incluso mediante software, hay soluciones informáticas que dinamizan el proceso en gran medida, pero también hay soluciones que automatizan todo el trabajo de la creación de nóminas por completo, de forma que el empresario solo deba atender a las fechas de pago con toda la información ya disponible.

Como se decía antes, hacer una nómina es una de las partes imprescindibles de la gestión de una empresa, porque todos los meses hay que pasar por allí. Aquí algunos consejos para que cada proceso de pago no se convierta en un trajín.

Tener en cuenta todos los datos obligatorios

Si bien es cierto que cada empresa tendrá un formato de nómina distinto de acuerdo a su realidad, e incluso para darle identidad corporativa al mismo, los datos obligatorios son siempre los mismos y lo mejor es tenerlos debidamente completados, porque su omisión o presencia inadecuada pudiera estar sujeto a multas o sanciones administrativas por parte de los entes encargados en material laboral o fiscal.

Así, el primer consejo oportuno al momento de realizar nóminas es tener en cuenta todos los datos que sí o sí deben tener presencia en una nómina:

• Datos identificativos: los datos de identificación de la empresa, tanto con su nombre oficial como con su número fiscal, pero también el nombre y la identificación de trabajador, las fechas y todos los datos que permitan darle identidad e identificación legal a la nómina son obligatorios.
• Devengos debidamente explicados: no todo entra en la categoría de Salarios. Cada devengo, sea extraordinario o no, debe ir detallado en la nómina, tanto para información del trabajador como para estadística propia del dueño de la empresa.
• Retenciones o deducciones: uno de los elementos más discutidos y obviados en algunas nóminas son las denominadas retenciones o deducciones. Se hace referencia a los impuestos, a la Seguridad Social y otras deducciones que mensualmente se le aplican a los trabajadores -y en parte, también, a la propia empresa-. Estas deben ir explicadas, tanto con su base imponible para el cálculo como el importe neto que se descuenta.
• Pagos netos o líquidos percibidos: el importe más notorio de una nómina, sea para su gestión online o para la copia entregada a un trabajador. Debe estar detallado y debe ser, obviamente, el resultado de los devengos menos las deducciones.

Retenciones y sus bases para el cálculo

La nómina no solo es una cuestión que atañe a lo fiscal, legal y laboral, sino que tanto para la empresa como para el trabajador es un documento que representa certezas y tranquilidades. Por tal motivo, la nómina debe ofrecer todos los detalles que sean posibles tanto para generar certezas como para no dejar indicios de dudas.

Y allí, entonces, hay que hablar de las deducciones o retenciones. Es tal vez el elemento que mayor confusión generará en los trabajadores y, de acuerdo a quién gestione las nóminas, también puede ser el detalle donde mayores equivocaciones se cometan al crear y gestionar las nóminas.

Normalmente, las deducciones son la Seguridad Social, algunos fondos de ahorro -vivienda, formación laboral- y el impuesto que se aplica a las personas y profesionales. También en las deducciones se colocan los salarios en especies y los anticipos, aunque sin una base para el cálculo, puesto que no prescribe.

Utilizar un programa especializado

Quizá el mejor consejo que se pudiera dar a las personas encargadas de gestionar nóminas o a los propietarios de empresas que quieren ganar control, tranquilidad, eficiencia y hasta disminuir costes, es utilizar programas informáticos específicamente diseñados para la creación y gestión de nóminas.

Las ventajas son evidentes:

• Gestión automatizada: las nóminas se generan online y es posible que múltiples usuarios puedan trabajar de forma simultánea en su modificación o revisión. Pero además, las nóminas se van automatizando conforme se rellenan los datos de los trabajadores y las bases imponibles para el cálculo de las deducciones, algo que se realizará una única vez y luego solo se modificarán de acuerdo a las fechas y otros factores menores.
• Cálculos automáticos: la reducción de errores es total cuando se utiliza un programa informático para las nóminas. Y es que no solo se tendrán los detalles sobre cada una de las deducciones y hasta del valor a pagar de acuerdo a los días trabajados, sino que la persona que utilice el programa no tendrá que hacer cálculos manuales que reducen la eficiencia y acrecientan las posibilidades de cometer errores.
• Legal: las nóminas que se realizan en esta clase de programas están pensadas no solo para su uso interno y para las ventajas ya mencionadas, sino que tienen valor legal y pueden utilizarse para hacer las declaraciones fiscales y ante la Seguridad Social, cuando sea necesario, automatizando también el proceso de creación de estas documentaciones en los plazos que la ley así lo exija.

Las nóminas son importantes, y a la vez imprescindibles. Crearlas manualmente es algo que en muchas empresas sigue siendo la norma, pero cada vez más son las empresas de todo tamaño y sector que apuestan por utilizar la tecnología para automatizar y ganar enteros en eficiencia en uno de los procesos más engorrosos de toda gestión empresarial. Al final, todos ganan, y eso brinda tranquilidad.