Durante casi dos años, las empresas se han tenido que adaptar a importantes cambios en las condiciones del mercado provocados por factores exógenos, la ruptura de las cadenas de suministros o las consecuencias en el incremento de costes de la energía, las materias primas, como consecuencia de la guerra en Ucrania.

Mercadona, la principal cadena de supermercados de España, no ha estado ajena a estos problemas que afectan a todo el tejido productivo. La compañía de distribución se encuentra con estos escenarios marcados por la incertidumbre a partir de marzo de 2020, justo desde la declaración del Estado de alarma provocado por el Covd-19.

Afrontar esos cuellos de botella en la cadena de suministro, que ya existían antes de la pandemia, los incrementos de los precios en las materias primas y de la energía o la carencia en productos como el cereal y el aceite de girasol, directamente relacionados con la invasión de Ucrania por Rusia, llevaron a Mercadona a plantearse un cambio de mentalidad. “Tuvimos que dar el paso de asumir que habíamos dejado atrás los escenarios predecibles y estables en los que como empresa nos movíamos, era el primer paso para adaptarnos de forma ágil y flexible a la incertidumbre actual”, resumen desde la compañía de supermercados.

Esa adaptación exigía leer los cambios con antelación para ejecutar rápido, así que ello obligaba a incorporarlo a la toma de decisiones de la compañía.

Estos cambios demostraron enseguida a Mercadona que la herramienta que tenía la empresa para calcular los costes de sus procesos se había quedado obsoleta. “Era una herramienta del siglo XX, y necesitábamos una herramienta del siglo XXI, basada en un sistema de control de costes que reflejase de forma científica los costes de cada proceso, permitiendo una comunicación fluida entre los distintos responsables y su contrastación”, precisan desde la compañía, que se planteó solucionarlo mediante un proyecto para diseñar una nueva app sencilla e intuitiva para acceder a la información necesaria.

Para lograr esta mejora estratégica, que se había convertido en una necesidad de la empresa, Mercadona decidió formar a su equipo, integrado por los responsables de los procesos de la cadena de suministro de la cadena de distribución, principalmente directivos de los departamentos de compras, tiendas, prescripción, logística y obras. Un equipo que lideraron los departamentos financiera e informático.

“El primer paso fue desarrollar una teoría para asignar científicamente los costes de cada proceso, directos e indirectos, teniendo siempre en mente el objetivo principal del proyecto: poder tomar la mejor decisión para mejorar eficiencia y optimización”, explica un portavoz de Mercadona.

Además, la empresa desarrolló una teoría de toma de decisiones para asegurar que todos los cambios cumplían dos condiciones: ser rentables y ser testados a modo prueba (por ejemplo, en unas tiendas) antes de implantarlo a toda la cadena.

“Y siempre teniendo en cuenta nuestra línea roja, y es que cualquier cambio cualquier cambio debía de continuar garantizando, incluso mejorando, la calidad y el servicio a nuestros clientes”, precisa la misma fuente.

Precisamente, como fruto de esta innovación, Mercadona ha conseguido que vaya de la mano ambos movimientos. Acercar los proveedores al bloque logístico no sólo demostró que es bueno desde el punto de vista de costes, sino que repercutió en que la calidad del producto fuese mejor (al tener menos horas de transporte) y en prestar un mejor servicio al “jefe”, como denominan en Mercadona al cliente de sus supermercados.

Ese trabajo previo e imprescindible tuvo sus frutos a principios de 2022, tras dos años de trabajo, una inversión de más de cinco millones de euros y dos meses de formación a más de 600 personas, la compañía pone en marcha la nueva herramienta, conocida internamente como "DPP" (Direct Product Profit).

Por medio de esta app, los directivos implicados de los departamentos de compras y prescripción obtienen la información sobre los costes de los procesos y la rentabilidad de los 8.000 productos que aproximadamente forman el surtido de Mercadona en la actualidad.

La aplicación permite al empleado buscar cualquier producto, o simplemente escaneándolo, y acceder a una ficha que les suministra información sobre sus ventas, el precio de compra, los costes y la rentabilidad.

Si tienen alguna propuesta de mejora, además, pueden hacer simulaciones de cambios en los procesos para conocer si lo que planten hace más eficiente el producto o el proceso.

Ahorros significativos

El objetivo final, en un contexto de alta inflación, ha sido poder reducir los costes comerciales y logísticos de Mercadona, que son una parte importante del total.

Gracias al uso de esta app, se consulta un mapa de dos dimensiones, la trazabilidad desde el proveedor al bloque logístico, su precio de compra, los impuestos que devenga y sus costes de transporte.

La experiencia ha sido muy positiva, porque visualizando el mapa de proveedores y bloques logísticos, la compañía explica que se ha conseguido acercar proveedores a bloques logísticos concretos.

Mercadona pone como ejemplo la distribución de la ensalada de cuarta gama, elaborada por varios proveedores. El uso del aplicativo ha permitido ajustar qué bloque logístico se asigna a cada fábrica del proveedor. El resultado fue un ahorro de 150.00 euros.

Otro ejemplo: el yogur natural con azúcar de caña se fabricaba íntegramente en la Península, cuando el proveedor tenía también una fábrica en Canarias. Reajustar la distribución de este producto permitió ahorrar otros 150.000 euros.

Los hay aún con más ganancia en la eficiencia, como los de la zanahoria rallada o la rúcula: sólo cambiando el número de unidades por caja se obtuvo un ahorro de 400.000 euros, al lograr menos coste de transporte, porque en un mismo porte se distribuye más cantidad de producto en el mismo espacio que antes. Algo similar ha pasado con la pizza congelada de masa fina: otro aumento de las unidades por caja mejoró tanto la rentabilidad, en 100.000 euros, como la calidad, ya que el producto se mueve menos en la caja.

La aplicación también permite consultar información de los costes de los procesos que la propia Mercadona realiza en sus almacenes y tiendas al reponer o vender los productos o en las tareas de mantenimiento, lo que ha permitido optimizarlos. Por ejemplo, se ha mejorado en 30 minutos cada día el mantenimiento de la máquina que exprime el zumo de las naranjas, consiguiendo que este producto sea . Esa media hora al día en todas las tiendas permitió un ahorro de cinco millones de euros.

Se hay cambiado también forma de vender productos en la línea Listo para Comer. Ahora una parte está ya preparada para que el cliente coja el producto sin esperar a que el empleado le sirva. Este cambio redujo las colas, optimizó el tiempo del personal y aumentó las ventas. Sólo en el caso del arroz cocinado, flexibilizar la forma de servirlo sin tocar la calidad ha permitido una mejora de 400 euros por tienda al mes, unos 4 millones de euros en todo un año.

El uso de la aplicación también ha permitido medir el despilfarro –los productos que Mercadona no vende en tienda– y, por ejemplo, el queso fresco de cabra que se vendía en algunas tiendas cambió su formado de doce unidades a seis, con una reducción de costes global en la cadena de 40.000 euros.

Tras unos meses de uso de la herramienta, Mercadona ha conseguido rebajar los costes hasta el mes de julio de 2022, en más de 150 millones, lo que ha permitido compensar los 50 millones de incremento de gasto que suponía, en el contexto inflacionista actual, los incrementos en origen de los precios de productos como los cereales o el aceite de girasol del 90%, o del gas y el petróleo.

Pese a esta clara mejora, Mercadona no da por acabado el proyecto. Al contrario, la herramienta está en continua evolución y en 2023 ya se ha marcado el objetivo de actualizar, modernizar y digitalizar el método de obtención de la rentabilidad de las tiendas.

Un segundo objetivo que se plantea la compañía es conseguir inculcar en el día a día de la operativa y en toda la empresa esta filosofía de análisis de costes, haciéndolo compatible además con mejorar siempre la satisfacción de los clientes.