Registro horario digital obligatorio: cómo pueden prepararse las empresas
Contenido Patrocinado
El registro horario digital obligatorio será probablemente una realidad en 2026, aunque aún está pendiente de aprobarse el Real Decreto que desarrolle la norma recogida en el Estatuto de los Trabajadores. Sigue en vigor, en cualquier caso, la obligación del registro diario de jornada desde la aprobación del Real Decreto-Ley 8/2019.
Si el aplazamiento de Verifactu ha introducido cierto grado de incertidumbre sobre los plazos para los nuevos requisitos del registro de jornada, lo cierto en todo caso es que la digitalización de las empresas es un proceso imparable. Utilizar un software de registro horario sigue siendo la forma más fácil de gestionarlo.
Del papel a lo digital: qué cambia con la nueva normativa
Hasta ahora, la normativa no especificaba que el modo de registrar la jornada laboral pudiera ser digital. Hay empresas que lo están llevando manualmente, en papel, lo que es un método que favorece la manipulación y no permite el control de la trazabilidad, ni es óptimo para una fácil consulta.
Fechas clave para las empresas
Tras rechazarse la nueva normativa en el Parlamento, el Ministerio de Trabajo anunció que se aprobaría mediante Real Decreto y que entraría en vigor a principios de 2026. Sin embargo, las fechas
¿Qué debe cumplir un sistema de registro horario digital?
El nuevo desarrollo reglamentario implica el cumplimiento de ciertas obligaciones que hasta ahora no se contemplaban:
- El registro horario tendrá que ser exclusivamente digital.
- Deberá permitir el acceso remoto por parte de la Inspección de Trabajo.
- Los registros deberán actualizarse en tiempo real.
- Los representantes de los trabajadores también deberán tener acceso remoto.
- Se deberá conservar un registro completo de los fichajes durante 4 años, incluyendo modificaciones, incidencias y justificaciones.
- Deberá registrarse de manera exacta tanto la entrada y salida, como también las pausas.
¿Qué sanciones enfrentan las empresas que no cumplan?
El nuevo Real Decreto establecerá novedades con respecto a la inexistencia o intento de manipulación del registro de jornada laboral.
La inspección cobrará multas que irán desde los 1000 a los 10.000 euros por persona trabajadora. Es decir, no se pagará una única multa por incumplimiento o inspección, sino por el número de personas empleadas afectadas.
¿Cómo pueden prepararse las empresas para el cambio?
Las empresas deben auditar el sistema de registro de jornada laboral que están utilizando actualmente para ver si cumple con los nuevos requisitos.
Basta que haya uno solo de los requisitos que no se cumpla para que se puedan establecer sanciones, por lo que si estás usando un programa obsoleto o un software hecho a medida que no contempla dichos cambios, necesitarás cambiar a un nuevo software que registre la jornada de manera automática.
Por otra parte, es conveniente revisar los contratos y obligaciones del personal de la empresa con respecto a los protocolos de registro, así como los procedimientos adecuados para gestionar cualquier incidencia, por ejemplo en caso de olvido o necesidad de corrección.
¿Qué opciones tienen las pymes y autónomos con empleados?
Es muy importante que pymes y autónomos tengan en cuenta las opciones con las que se van a encontrar en cuanto entre en vigor la obligación del registro horario digital.
Ya no se podrán llevar los registros de jornada en papel, o archivos de word o pdf tradicionales, sino que tendrá que hacerse de una manera digital, automática y accesible para la Inspección de Trabajo.
Si estabas usando un software de control de jornada hecho a medida y no cumple con estas condiciones, tu empresa puede optar por adaptar dicha herramienta de software, lo que sería bastante costoso, o bien migrar a un software de control de fichajes digital, que cumpla ya de serie con todos los requisitos de la nueva normativa.
Es importante aclarar que la adaptación al registro horario digital no es simplemente una cuestión relacionada con el cumplimiento normativo. A tu empresa le conviene evitar los fraudes e intentos de manipulación de los fichajes; además, ten en cuenta que dichos datos se integran dentro del software de gestión de RRHH Zucchetti HR, lo que te permite poder acceder a informes que no sólo reflejan el tiempo trabajado, sino las horas efectivas y el desempeño real de cada persona empleada, lo que es clave para tu productividad.