VeriFactu: todo lo que debes saber sobre el sistema de facturación electrónica obligatorio antes de su entrada en vigor en 2026
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El paso hacia una digitalización fiscal completa en España tiene nombre propio: Sistema VeriFactu. Con su entrada en vigor prevista para 2026, esta medida impulsada por la Agencia Tributaria marcará un antes y un después en la manera en que las empresas y los autónomos registran y comunican sus facturas. Lo que en principio busca combatir el fraude y mejorar el control de la información tributaria, supone también una transformación profunda en la gestión contable del tejido empresarial español, que deberá adaptarse técnica y operativamente para cumplir con un nuevo estándar de integridad y trazabilidad.
Qué es el Sistema VeriFactu y por qué se crea
El Sistema VeriFactu nace de la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, que introdujo la obligación de que todos los programas de facturación garanticen la inalterabilidad y trazabilidad de los registros. Su desarrollo reglamentario se concretó en el Real Decreto 1007/2023, que regula los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y crea VeriFactu como modelo verificable. El objetivo es claro: impedir la manipulación o eliminación de facturas una vez emitidas, dificultando así la ocultación de ventas o la existencia de “software de doble uso”, una práctica que hasta ahora escapaba con frecuencia al control tributario.
En la práctica, VeriFactu no es un programa concreto sino un conjunto de requisitos técnicos que deben cumplir los sistemas informáticos utilizados para emitir facturas. Su finalidad es doble: reforzar la transparencia fiscal y avanzar en la modernización digital de las pequeñas y medianas empresas. Con este sistema, cada factura emitida deberá generar un registro digital con campos normalizados, sellos de seguridad y una cadena de huellas electrónicas que garantice que no puede modificarse sin dejar rastro.
Cómo funciona VeriFactu en la práctica
El reglamento distingue entre dos modos de cumplimiento. El primero, llamado modo VeriFactu, consiste en enviar de forma automática y segura a la Agencia Tributaria un resumen estructurado de cada factura en el mismo momento de su emisión. Este envío se realiza por medios telemáticos, y libera al contribuyente de conservar copias firmadas o aplicar sistemas de seguridad complejos, ya que Hacienda custodia los registros. El segundo modo, denominado no VeriFactu, permite mantener los registros localmente, pero exige que el software genere un encadenamiento criptográfico de las facturas y registre cualquier evento o modificación. Ambas opciones son válidas, siempre que garanticen la integridad, inalterabilidad y trazabilidad exigidas.
Una de las novedades más visibles es el código QR obligatorio que deberá aparecer en todas las facturas, ya sean electrónicas o impresas. Este código permitirá al cliente verificar ante Hacienda la autenticidad de la factura e incluso comunicarla a la Agencia Tributaria si el emisor no trabaja con un sistema verificable. Además, las facturas generadas bajo el modo VeriFactu incluirán una leyenda visible que indique su carácter de “factura verificable”. La AEAT, por su parte, ha desarrollado una aplicación gratuita de facturación compatible con el sistema, pensada para pequeños autónomos o negocios con bajo volumen de facturas, que envía los datos automáticamente a la administración en formato VeriFactu.
A quién afecta y quién queda exento
La obligación alcanza a todas las empresas y autónomos que operen en territorio de régimen común y estén sujetos al IRPF, Impuesto sobre Sociedades o Impuesto sobre la Renta de no Residentes con establecimiento permanente. Dicho de otro modo, cualquier negocio que emita facturas deberá adaptarse al nuevo sistema. No obstante, existen algunas excepciones: los contribuyentes que ya utilizan el Suministro Inmediato de Información del IVA (SII), obligatorio para grandes empresas y grupos de IVA, quedan excluidos porque ya envían sus registros de facturación a la Agencia Tributaria casi en tiempo real.
También están exceptuadas aquellas actividades que, según el Reglamento de Facturación, no están obligadas a emitir factura —por ejemplo, determinados comercios minoristas o servicios que solo entregan tiques—, así como los casos en que la AEAT haya autorizado expresamente un sistema alternativo. Además, el reglamento deja la puerta abierta a exclusiones sectoriales justificadas cuando la implantación resulte inviable o desproporcionadamente costosa, como reclaman algunas organizaciones de pequeños comercios o pescaderías tradicionales.
Cuándo entra en vigor
La aplicación de VeriFactu será gradual. Según el Real Decreto 254/2025, publicado en abril de este año, el sistema será obligatorio a partir del 1 de enero de 2026 para las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades, mientras que los autónomos y profesionales dispondrán hasta el 1 de julio de 2026 para adaptarse. Durante el periodo transitorio de 2025, el uso del sistema será voluntario, y quienes decidan acogerse anticipadamente al modo VeriFactu deberán mantenerlo al menos hasta el final del ejercicio.
Sanciones y consecuencias por incumplimiento
La Ley General Tributaria establece en su artículo 201 bis sanciones severas para garantizar el cumplimiento de la norma. Los fabricantes o distribuidores de software que ofrezcan programas de facturación no conformes con el reglamento se enfrentarán a multas de 150.000 euros por cada ejercicio y por cada tipo de programa vendido. Además, si comercializan sistemas sin la debida certificación o declaración responsable, se impondrán 1.000 euros de multa por cada unidad distribuida.
Por su parte, los usuarios finales, es decir, las empresas y profesionales que utilicen programas de facturación no adaptados a los requisitos del Sistema VeriFactu, podrán ser sancionados con 50.000 euros por cada ejercicio fiscal en que lo usen. Estas sanciones se aplican incluso si no se demuestra fraude fiscal, ya que el simple uso o tenencia de software no autorizado constituye una infracción grave. Con esta medida, la Agencia Tributaria pretende cerrar definitivamente el margen para herramientas que permitan la ocultación de ventas o la manipulación de registros.