Cinco cosas básicas que debes saber hacer en Excel

Excel es una de las herramientas más utilizadas, y más valoradas, en las empresas actualmente. Su uso se ha extendido como la pólvora, y en este plano hay quien la ama, y adora enseñar sus hojas y hojas llenas de cálculos, o quien la odia, y abrir una hoja de Excel para ellos es casi lo mismo que el harakiri.

Pero aunque no soportes su uso es preciso reconocer que es una de las hojas de cálculo más importantes y útiles a la hora de examinar información y encontrar exactamente todo lo que necesitas. Por eso, estas son las cinco cosas más básicas de Excel debes aprender a hacer, cuanto antes mejor.

Ordenar datos

La primera funcionalidad de las hojas de cálculo es esta, ordenar datos o grandes cantidades de información, permitiendo revisar los datos y clasificarlos en hojas de lectura fáciles. Para usar esta funcionalidad solo debes seguir estos pasos:

• Selecciona los datos completos que deseas ordenar arrastrando el cursor a través de todas las celdas o haciendo clic en el triángulo en la parte superior izquierda de tu hoja de trabajo para seleccionar todo.
• Haz clic en la pestaña «Datos»
• Clic en «ordenar»
• Selecciona cómo deseas ordenar tus datos Presiona OK
• A continuación, tus datos se ordenarán en consecuencia

Eliminar datos dobles

Es muy probable que cuando trabaje con muchos datos estos se dupliquen sin querer. Para eliminarlos es muy sencillo:

• Selecciona la hoja de datos
• Presiona la pestaña «Datos»
• Haz clic en «Eliminar duplicados»
• Selecciona las columnas en las que desea que Excel encuentre duplicados
• Presiona OK

Matemáticas básicas

Si sabes cómo usar Excel a tu favor, nunca más necesitarás una calculadora. Como su propio nombre indica Excel es una hoja de cálculo y puede realizar todo tipo de funciones matemáticas. Para ello solo deberás insertar algunas fórmulas simples.

• Suma: Escribe «SUM =» en la celda donde deseas que aparezca el total, haga clic en las celdas que desea agregar y luego presiona ENTER.
• Multiplicación: Escribe «=» en una celda vacía donde deseas que aparezca el total, haga clic en la celda del número que deseas multiplicar, escribe «*» y luego haz clic en el otro número que deseas multiplicar. Haz clic en ENTER
• División: Escribe «=» en una celda en blanco donde deseas que aparezca el resultado, haz clic en la celda del número que deseas dividir, escribe «/», haga clic en la celda del número por el que deseas dividir, presiona ENTER.

Insertar fechas

Excel te ayuda a conocer en que momento estamos usando un atajo de teclado muy sencillo, Ctrl +;

Simplemente selecciona la celda y presiona las teclas y magia tendrás la fecha incluida en tus tablas.

Mismos cambios, diferentes hojas

Si trabajas como muchas hojas a la vez, es probable que si ves un error en una debas cambiarlo en todas, una a una. Pues bien, Excel lo hace por ti.

• Mantén pulsado «Control»
• Selecciona las pestañas de la hoja de cálculo que desees
• Haz el cambio necesario en una celda
• Verifica que el cambio se aplique a toda tu hoja de cálculo