Asignación de trabajo: cómo asignar tareas de manera efectiva

Organización. Esa es la palabra mágica que puede marcar la diferencia entre un equipo de trabajo que funciona y una empresa completamente descontrolada y con un destino incierto.

En todo proyecto debe haber una serie de roles que cada integrante asume como su responsabilidad. Estos roles están asociados a su vez a una serie de tareas necesarias para que el proyecto llegue a un buen fin. Esto es lo que se conoce como asignación de recursos o de tareas, una práctica que parece evidente, pero que no en todas las organizaciones se lleva a cabo de manera efectiva.

Y es que si se habla de un pequeño grupo de trabajo de clase, es fácil entender que cada integrante asumirá su parte para llegar al objetivo marcado por el profesor. ¿Pero qué ocurre en el caso de una macroempresa en la que hay cientos de trabajadores con distintos roles y responsabilidades? Establecer una asignación de tareas clara y fácil de seguir por cada uno de ellos es indispensable para cumplir con los objetivos.

Ya se trate de un proyecto sencillo o de una gran organización, establecer esta división de tareas y lograr que cada miembro del equipo conozca qué debe hacer en cada momento es ideal para facilitar el día a día.

¿Pero cómo hacer esto de forma efectiva? ¿Hay algún patrón que pueda ayudar a los directivos realizar una asignación de tareas sencilla? Desde luego que sí: la informática permite que desde programas sencillos como Excel se pueda llevar a cabo la asignación de tareas.

Plantillas de Excel para la asignación de recursos

Los programas de ofimática más clásicos, como Excel, son una herramienta más que eficaz y solvente para el día a día de las empresas o grupos de trabajo. Más allá de resultar necesarios para elaborar documentos, facturación, etc. los recursos de estos software permiten realizar una cantidad inimaginable de cosas: una de ellas es la asignación de recursos.

Con sus tablas, Excel puede ser ideal para realizar una representación visual de la organización de los grupos de trabajo, las divisiones de tareas, las necesidades de cada perfil y los recursos que se pueden utilizar.

Además, es posible indicar plazos temporales y otro tipo de información adicional que hace que sea fácil comprender qué debe hacer cada persona en cada momento como si de un esquema se tratara.

Afortunadamente, existen plantillas preconfiguradas como documento de asignación de recursos y tareas que pueden ser utilizadas por cualquier usuario a la hora de comenzar a diseñar el plan de trabajo para un proyecto a corto, medio o largo plazo. Estas hojas de cálculo listas para descargar hacen que el trabajo diario sea mucho más sencillo gracias a una asignación de tareas efectiva, simple y fácil de consultar en todo momento.

Sin duda, es un método cada vez más seguido en las empresas que buscan prosperar y ser cada día más fuertes para labrarse un futuro mejor. La asignación de recursos y tareas da muestra de su eficacia desde su implementación.