VeriFactu: así es el sistema de facturación electrónica que será obligatorio en España

Aunque su implementación obligatoria se acaba de retrasar, el Sistema VeriFactu transformará por completo el panorama fiscal español. Esta innovadora plataforma de facturación electrónica, desarrollada por la Agencia Tributaria, comenzará a funcionar ahora de manera obligatoria a partir de 2027 y pretende suponer un antes y un después en la gestión contable de empresas y autónomos. El sistema no solo pretende reforzar la lucha contra el fraude fiscal, sino que también busca impulsar la digitalización completa de los procesos tributarios, garantizando la integridad y trazabilidad de todas las facturas emitidas en territorio español.

El Ministerio de Hacienda ha diseñado este sistema como respuesta a las exigencias de modernización fiscal y transparencia. El mecanismo, que nace de la Ley 11/2021 de medidas contra el fraude, se materializa en el Real Decreto 1007/2023, estableciendo requisitos técnicos específicos que impiden la manipulación de facturas una vez emitidas. Con esta medida, España pretendía situarse a la vanguardia europea en control fiscal digital, siguiendo la estela de países como Italia o Portugal, que ya han implementado sistemas similares con resultados positivos en la recaudación.

En España, el Gobierno ha aprobado un real decreto que incluye la ampliación en un año del plazo para la entrada en vigor del sistema 'Verifactu', que promueve la digitalización de los procesos de facturación en las empresas.

Esta ampliación, de un año, implica que en nuevo sistema Verifactu no será obligatorio para profesionales y empresas hasta el 1 de enero de 2027 si tributan en el impuesto de sociedades y el 1 de julio para el resto.

La cuenta atrás se ha retrasado para empresas y autónomos, que deberán adaptarse a este nuevo paradigma antes de que finalice 2027. Durante este período transitorio, los contribuyentes podrán acogerse voluntariamente al sistema para familiarizarse con su funcionamiento, mientras los desarrolladores de software afinan sus programas para cumplir con todos los requisitos técnicos. Las sanciones previstas para quienes incumplan son contundentes, pudiendo alcanzar los 150.000 euros para fabricantes de software no conforme y 50.000 euros para usuarios finales por cada ejercicio fiscal.

¿Qué es exactamente el Sistema VeriFactu?

El Sistema VeriFactu no constituye un programa informático específico, sino un conjunto de requisitos técnicos y protocolos de seguridad que deben cumplir todos los sistemas de facturación utilizados en España. Su propósito fundamental es garantizar que cada factura emitida quede registrada de forma inmutable, generando un rastro digital verificable que impida cualquier intento de manipulación posterior. Este sistema representa el paso definitivo hacia la digitalización total de las obligaciones fiscales en nuestro país.

En la práctica, VeriFactu establece dos modalidades de cumplimiento. La primera, denominada "modo VeriFactu", implica el envío automático de un resumen estructurado de cada factura a la Agencia Tributaria en el momento mismo de su emisión. Este método libera al contribuyente de la obligación de conservar copias firmadas, ya que la administración se encarga de custodiar los registros. La segunda opción, llamada "modo no VeriFactu", permite mantener los registros localmente, pero exige que el software genere un encadenamiento criptográfico que asegure la integridad de las facturas.

Una de las novedades más visibles será la incorporación de un código QR obligatorio en todas las facturas, ya sean electrónicas o en papel. Este código permitirá a cualquier cliente verificar la autenticidad del documento ante Hacienda e incluso comunicarlo a la administración si detecta alguna irregularidad. Además, las facturas emitidas bajo el modo VeriFactu incluirán una leyenda específica que indique su carácter de "factura verificable", lo que facilitará su identificación.

Calendario de implantación y plazos

La implementación de VeriFactu seguirá un calendario gradual. A partir del 1 de enero de 2027, todas las sociedades mercantiles estarán obligadas a utilizar sistemas de facturación compatibles con VeriFactu. Los autónomos y profesionales dispondrán de un plazo adicional, debiendo adaptarse antes del 1 de julio de 2027, lo que les proporciona seis meses extra para realizar los ajustes necesarios.

Durante todo 2026, el sistema funcionará en régimen voluntario. Las empresas y autónomos que decidan implementarlo anticipadamente deberán mantenerlo al menos hasta finalizar el ejercicio fiscal. Esta fase de transición permitirá a los contribuyentes familiarizarse con el mecanismo antes de su obligatoriedad, mientras los desarrolladores de software perfeccionan sus soluciones y la Agencia Tributaria prueba la infraestructura técnica necesaria para gestionar el volumen de información que se generará.

Para facilitar el proceso, la AEAT ha desarrollado una aplicación gratuita compatible con el sistema, especialmente dirigida a pequeños autónomos o negocios con bajo volumen de facturación. Esta herramienta, que estará disponible para su descarga en la web de la Agencia Tributaria, permitirá cumplir con la normativa sin necesidad de invertir en software especializado, aunque con funcionalidades limitadas respecto a las soluciones comerciales.

¿Quiénes deben adaptarse a VeriFactu?

La obligación de utilizar sistemas compatibles con VeriFactu afecta a todas las empresas y autónomos que operen en el territorio de régimen común español y estén sujetos al IRPF, Impuesto sobre Sociedades o Impuesto sobre la Renta de no Residentes con establecimiento permanente. En términos prácticos, cualquier negocio que emita facturas deberá adaptarse al nuevo sistema, independientemente de su tamaño o volumen de facturación.

No obstante, existen algunas excepciones relevantes. Los contribuyentes que ya utilizan el Suministro Inmediato de Información del IVA (SII), obligatorio para grandes empresas y grupos de IVA, quedan exentos de esta obligación, pues ya envían sus registros de facturación a Hacienda casi en tiempo real. También están exceptuadas aquellas actividades que, según el Reglamento de Facturación, no están obligadas a emitir factura —como determinados comercios minoristas o servicios que solo entregan tiques—, así como los casos en que la AEAT haya autorizado expresamente un sistema alternativo.

El reglamento contempla además la posibilidad de establecer exclusiones sectoriales cuando la implementación resulte inviable o desproporcionadamente costosa. Varios sectores, como el pequeño comercio tradicional o las pescaderías, han solicitado ya estas excepciones, argumentando las dificultades técnicas y económicas que supondría la adaptación para negocios con margen reducido o características operativas especiales.

Consecuencias del incumplimiento

El régimen sancionador asociado a VeriFactu es especialmente severo. La Ley General Tributaria, en su artículo 201 bis, establece sanciones contundentes para garantizar el cumplimiento de la normativa. Los desarrolladores o distribuidores que comercialicen programas de facturación no conformes con el reglamento se enfrentarán a multas de 150.000 euros por cada ejercicio fiscal y por cada tipo de software comercializado.

Además, si estas empresas venden sistemas sin la debida certificación o sin presentar la declaración responsable exigida, se les impondrá una multa de 1.000 euros por cada unidad distribuida, lo que puede suponer cantidades millonarias para fabricantes con amplia base de clientes. Por su parte, los usuarios finales que utilicen programas no adaptados podrán ser sancionados con 50.000 euros por cada ejercicio fiscal en que los usen.

Es importante destacar que estas sanciones se aplicarán incluso si no se demuestra fraude fiscal, ya que el simple uso o posesión de software no autorizado constituye en sí mismo una infracción grave. Con esta medida, la Agencia Tributaria busca eliminar definitivamente el margen para herramientas que permitan la ocultación de ventas o la manipulación de registros contables.

Impacto en el tejido empresarial español

La implementación de VeriFactu tendrá un impacto considerable en el día a día de empresas y autónomos. Para las grandes corporaciones, que ya cuentan con sistemas informáticos avanzados, la adaptación será relativamente sencilla, limitándose a actualizar su software para cumplir con los nuevos requisitos técnicos. Sin embargo, para pymes y autónomos, el cambio puede suponer un desafío mayor, tanto en términos de inversión como de adaptación operativa.

Según estimaciones del Ministerio de Hacienda, aproximadamente 3,5 millones de contribuyentes deberán adaptarse al nuevo sistema. Esto ha generado un mercado emergente de soluciones informáticas, con numerosas empresas desarrollando o actualizando sus programas para hacerlos compatibles con VeriFactu. Los precios de estas soluciones varían enormemente, desde opciones gratuitas con funcionalidades básicas hasta sistemas avanzados que pueden costar varios miles de euros.

Las asociaciones empresariales han mostrado reacciones diversas ante la implantación. Mientras algunas organizaciones como la CEOE han solicitado una moratoria adicional, argumentando las dificultades económicas que atraviesan muchas pymes, otras entidades como la Asociación Española de Asesores Fiscales han valorado positivamente la medida por su potencial para reducir la competencia desleal y garantizar unas reglas de juego equitativas para todos los operadores económicos.

¿Cómo prepararse para VeriFactu?

A poco más de un año para la entrada en vigor obligatoria, los expertos recomiendan comenzar cuanto antes los preparativos para la adaptación. El primer paso consiste en evaluar el sistema de facturación actual y consultar con el proveedor si contempla actualizaciones compatibles con VeriFactu. En caso contrario, será necesario valorar las diferentes alternativas disponibles en el mercado.

Para las empresas con departamento informático propio, existe la posibilidad de desarrollar una solución a medida, siempre que cumpla con todos los requisitos técnicos establecidos en el reglamento. Esta opción, aunque inicialmente más costosa, puede resultar ventajosa a largo plazo para negocios con necesidades específicas o volúmenes elevados de facturación.

La Agencia Tributaria ha habilitado en su web una sección informativa con guías técnicas, preguntas frecuentes y un canal de consultas específico sobre VeriFactu. Además, está prevista seguir realizando webinars formativos para facilitar la transición. Los asesores fiscales recomiendan no dejar la adaptación para el último momento, especialmente considerando las severas sanciones previstas para quienes incumplan la normativa, y aprovechar la moratoria que ha implementado el Gobierno.